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☆「道具」としてのメールマジック☆

◆昨日は、模擬面接を行いました。

 翌日(つまり、今日ですね)が面接ということで、

 限られた時間の中で、集中して面接&フィードバックを行いました。

 感想としては………絶対このタイミングでやっておいて正解でした。

◆今回面接された方は、

 ご自身の中では自分の経験や興味と志望動機が

 きちんと直結していると思われていたのですが、

 客観的に見てみると、残念ながらそうではありませんでした。

 面接した方からは、

 「つながっていなかったことに気付けただけでも良かったです!」

 という感想をもらいました☆

 いや、ホントにそうです。

◆模擬面接を1回経験しておくことで、

 多くの気付きを得ることが可能なんですよね。

 喜んでもらえると私もすごく充実感があります。

 少しでも力になれるのであれば、

 これからも継続していこうと思いを新たにしました♪

◆さて、一昨日は「人間関係マネジメント」というテーマで、

 「道具」のキーはメールの活用であることについてお伝えしました。

 それでは今日も、引き続きお伝えしていきます♪

◆メールを人間関係をマネジメントするための

 「道具」として位置づけた場合、いくつかの約束を守った方がよいことは

 既にお伝えしている通りです。

 私なりの約束事は、以下の7カ条でした。

 ・

 その1.【内容は簡潔に】

 その2.【相手の個性に合わせた効果的な一言を織り交ぜる】

 その3.【返信を求めるのか、求めないのかをハッキリさせる】

 その4.【終わりは自分から】

 その5.【隙間時間でメールを打つ】

 その6.【特定の人に対して固執し過ぎない】

 その7.【会えるんだったら、会う】

 ・

 この7カ条について、少しずつ補足していきます☆

◆その1.【内容は簡潔に】

 ⇒あまりにも長いメールは、読む前からテンションが下がりますし、

  相手の時間もそれだけ奪うことになります。

  人間が集中して人の話を聴けるのが、

  連続は3分までと言われているのと同様に、

  メールも長くなってしまうと内容が伝わりにくいのです。

  ・

  できれば、1回のメールは時候の挨拶も含めて、

  言いたいことは2つまで、5~6行程度におさめたいものですね。

  それであれば、読む側も苦になりませんし、

  内容も伝わります。

  読む側の立場に立って、

  内容は簡潔になっているかはチェックしておきたいものです。

◆その2.【相手の個性に合わせた効果的な一言を織り交ぜる】

 ⇒ともすれば、メールは言葉のやりとりだけなので、

  味気なさを感じさせてしまう場合があります。

  いたしかたない部分もあるのですが、

  できることならメール上でも心の通ったやりとりができるのがベストです。

  そのため、出会った時の情報交換や相手とのやりとりの中で印象にある

  ちょっとした言葉をキーワードとして、一言入れ込みます。

  そうすることで、

  ‘あっ、自分のことを考えて、わざわざメールくれているんだな。’

  と感じて、相手も悪い気はしないはずです。

  ・

  例えば、

  出会った時の話の中で、お酒を飲むのが好きという情報を得ていれば、

  「花見はなさいましたか?これからビールが美味しい季節になっていきますね。」

  程度で十分です。

  犬を飼っている人ならば、

  「犬を見ると○○さんを思い出します。」でもよいでしょうし、

  出身が同じ人であれば、現地情報を1つ盛り込んでも良いですよね。

  ポイントは、“特別感”です。

  これがあるかないかで、メールによる親近感は大きく変わります♪

◆その3.【返信を求めるのか、求めないのかをハッキリさせる】

 ⇒これ、実は非常に重要です!

  メールの何が煩わしいかといえば、返信です。

  多少なりともアクションを起こさないと返信はできませんから、

  相手側に負荷がかかるのです。

  この負荷を考えずにメールのやりとりを続けていると、

  どこかで面倒になってしまい、マイナスの感情を抱くことになります。

  そこで、そのメールが返信が欲しい内容なのか、

  そうでもない内容なのかを出す側が明確にしておく必要があります☆

  ・

  例えば、

  「このメールは、返信は不要です。また、何かの機会でご一緒させてください。」

  「お時間のある時に返信いただけますと嬉しいです。」

  「お忙しいところ大変恐縮ですが、気になって眠れませんので、

  一言でかまいませんので、ご返信ください!」

  なんて一言が添えてあるだけで、

  相手のアクションも変わってきますよね。

  それに、相手側にもあなたの配慮が伝わりますので、

  安心してメールのやりとりができます。

  これは、メールの約束事として常に頭に置いておくと、

  色々な場面で役立つルールだと私は感じています☆

 ・

 長くなりそうなので、後半の約束事については明日に続けます♪

◆今日は、「人間関係マネジメント」というテーマで、

 メールは相手への配慮が大切であることについてお伝えしました。

 明日も引き続き、お伝えしていきます。

 今日も読んでいただき、ありがとうございました♪

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