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☆メールが面倒にならないコツ☆

◆今日も朝から今週の模擬面接予定と、

 先日模擬面接をした方の自己PR等のアドバイスをしていたら、

 あっという間に時間が亡くなってしまいました。

 ということで、

 あまり余計なことは書かずに、シャキシャキ更新していきます☆

◆さて、昨日は「人間関係マネジメント」というテーマで、

 メールは相手への配慮が大切であることについてお伝えしました。

 それでは今日も、引き続きお伝えしていきます♪

◆一昨日からお伝えしているメールを「道具」として

 しっかり使いこなすための私の7カ条は以下の内容でした。

 ・

 その1.【内容は簡潔に】

 その2.【相手の個性に合わせた効果的な一言を織り交ぜる】

 その3.【返信を求めるのか、求めないのかをハッキリさせる】

 その4.【終わりは自分から】

 その5.【隙間時間でメールを打つ】

 その6.【特定の人に対して固執し過ぎない】

 その7.【会えるんだったら、会う】

 ・

 今日は残りの4カ条について、補足していきます☆

◆その4.【終わりは自分から】

 ⇒メールをやっていて困ることの1つに、

  相手からの質問形式のメールが何回も来ることで、

  メールが終わるに終われないというものがあります。

  きっとあなたも経験したことがあるはずです。

  メールって、やめ時が難しいんです。

  だから、

  ‘あの人とのメールのやりとりが始まると長いからなぁ……。’

  と思われてしまうと、もうメールが使えなくなってしまいます。

  ・

  そこで、メールの終わりは自分からきりだすことを、

  自分の約束事として決めておくとよいです。

  そのメールを出した目的が達成できたのであれば、

  相手の時間を奪ってしまうような余計なやりとりはせずに、

  「了解しました。では、また近日中にご連絡しますね。ではまた。」

  くらいの内容を送れば、相手も終わりを感じとってくれるはずです。

  自分からは終わりを切り出せない方もいらっしゃいますので、

  メールマナーとして、終わりは自分からきりだしましょう!

◆その5.【隙間時間でメールを打つ】

 ⇒メールのやりとりが面倒になってしまうことの1つに、

  そもそもメールの文章を作るのが面倒くさいという方がいます。

  それを言っちゃぁおしまいよ……感もありますが、

  気持ちはわからないでもありません。

  「だから、電話した方が早いんだよ。」

  という方もいらっしゃいますが、相手の都合もありますし、

  また、あまり親しくなる前にいきなり電話というのも身構えてしまいます。

  ・

  そこで、メールの文章を書くのは、

  「隙間時間の活用」と決めておくのはいかがでしょうか?

  電車の待ち時間、トイレ休憩から一息ついた時、次の予定までの間等々、

  日常生活で特に何もしていない隙間時間というものは意外にあるものです。

  この時間をメール作成に充てることで、

  時間の有効活用が可能です☆

  さらに、隙間時間は細切れなので、メール文を書く量も限られていますから、

  集中して書くことができるのです。

  作り途中のメールは中断しつつ、完成したら送るというルールを決めておけば、

  意外と面倒には感じないものです。

  ちょっとの意識で、かなりメールへの印象が変わるはずです!

◆その6.【特定の人に対して固執し過ぎない】

 ⇒時に、メールを送った方からの返信がない場合があります。

  せっかく文章を書いて送ったのに、

  相手が返信してくれないのは、けっこう切ないものですし、

  気にしてしまうことが多いです。

  しかし、あなたに対しての感情とは全く別次元で、

  メールの返信をしないという方は、思いのほかたくさんいらっしゃいます。

  ですから、返信有無についてはあまり気にする必要はありません。

  返信があればラッキー程度の意識で、

  送りきれていない方へのメールに意識を向けた方が100倍意味があります。

  ・

  また、場合によっては、メールのやりとりが楽し過ぎて、

  ついついその人ばかりにメールを送ってしまうということもありがちです。

  仲良くなれて、人間関係を深められるのはよいことですが、

  メールでは限界があります。

  そこで、このような人にも固執する必要はありません。

  どちらもそうですが、

  メールのやりとりにおいては、特定の人に固執せず、

  多くの人に同じような深さで対応していくのがベストです☆

  その方が時間も有効活用できますしね。

◆最後の1カ条に加えて、

 「道具」としてのメール活用のまとめは明日ですね。

 なんじゃそりゃ?ってまとめになったら、ごめんなさい(笑)。

 明日に続けます♪

◆今日は、「人間関係マネジメント」というテーマで、

 メールは相手への配慮が大切であることについてお伝えしました。

 明日も引き続き、お伝えしていきます。

 今日も読んでいただき、ありがとうございました♪

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